Etiske retningslinjer for Vygruppen
Vygruppen har utarbeidet et etisk regelverk. Regelverket er ment som et sett av normer og prinsipper til veiledning for Vygruppens medarbeidere og deres handlinger.
Profesjonalitet og dyktighet
1. Omfang og ansvar
Retningslinjene gjelder for alle ansatte, vikarer og konsulenter som representerer Vygruppen (mor- og datterselskap). Så langt det passer gjelder det også for medlemmer av styrende og kontrollerende organer i forbindelse med utførelsen av deres verv for Vygruppen.
Med nærstående menes i dette regelverk ektefelle og samboer, samt slektninger i rett opp- og nedadstigende linje og deres ektefelle eller samboere. Som nærstående anses også juridiske enheter (selskaper, organisasjoner, foreninger, stiftelser o.l.) hvor den ansatte eller noen av de nevnte har bestemmende innflytelse. Også andre særegne forhold kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående.
2. Forholdet til annet regelverk
Kravene i Vygruppens etiske retningslinjer er minimumskrav. Den ansatte må forsikre seg om at han/hun kjenner til og utfører sine plikter i samsvar med kravene som er angitt i dette dokumentet, og gjeldende lover og forskrifter.
Vygruppen har i tillegg til etiske retningslinjer utarbeidet egne retningslinjer for utøvelse av samfunnsansvar.
3. Kompetanse og fullmakt
Enhver beslutning skal fattes på riktig nivå og av riktig person i organisasjonen i henhold til gjeldende fullmaktsregler. En ansatt kan kun forplikte et selskap vis a vis andre dersom hun/han er tildelt særskilt fullmakt. Den ansatte må alltid overholde den fullmaktsrammen som er satt.
4. Taushetsplikt
Vygruppens ansatte har taushetsplikt om forretningsmessige eller private forhold som man får kjennskap til i forbindelse med utførelse av arbeid for konsernet, med mindre de etter lov har rett eller plikt til å gi opplysninger.
Taushetsplikten omfatter også opplysninger om konsernets forretningsmessige drift, samt andre forhold av intern og fortrolig art. Fortrolig eller gradert informasjon som mottas i tjenesteforhold skal ikke bringes videre til uvedkommende eller benyttes til personlig vinning.
Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også mellom de enkelte selskap i konsernet, og også overfor andre i samme selskap som ikke i sitt arbeid har behov for å gjøre seg kjent med opplysningene. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet arbeids- eller kontraktsforhold så lenge informasjonen må anses for å være konkurranseømfintlig eller på annen måte fortrolig.
5. Lojalitet, habilitet og interessekonflikt
Vygruppens ansatte skal opptre slik at det ikke svekker tilliten til deres upartiskhet, og skal ikke delta i behandling eller avgjørelsen av en sak når det foreligger interessekonflikt eller andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet. I slike tilfeller må det heller ikke øves påvirkning på andre i konsernet.
Interessekonflikter kan omfatte bl.a. kunder, leverandører, ansatte og nærstående. Ved en evt. interessekonflikt skal en på eget initiativ vurdere situasjonen og varsle overordnet om inhabilitet eller interessekonflikt.
6. Forhold til forretningsforbindelser, konkurrenter og offentlige myndigheter
Vygruppen arbeider aktivt mot alle former for korrupsjon, og for at dette ikke skal forekomme i konsernets forretningsaktiviteter. Korrupsjon omfatter mellom annet alle typer bestikkelser og utilbørlige gaver.
Vygruppens ansatte skal ikke medvirke til handlinger som kan bringe dem i et avhengighetsforhold til konsernets kunder, leverandører, eller andre av konsernets forbindelser, som kan hindre objektiv opptreden. Ansatte skal ta avstand fra enhver uetisk forretningspraksis.
Leverandører skal behandles upartisk og rettferdig. Ved valg av leverandør skal alltid konsernets etablerte retningslinjer og prosedyrer følges.
Vygruppens ansatte skal ikke misbruke sin stilling til å oppnå spesielle fordeler for seg selv eller nærstående i sin kontakt med Vygruppens leverandører.
Konsernets konkurrenter skal alltid behandles på en redelig og profesjonell måte.
Vygruppens ansatte skal ikke forårsake eller bidra til brudd på alminnelige og spesielle konkurranseregler, ved for eksempel ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller annen atferd i strid med gjeldende konkurranselovgivning.
Støtte til idrettslag, kulturinstitusjoner og frivillige institusjoner skal også behandles i henhold til disse etiske retningslinjer.
7. Informasjon og rapportering
Offentlig informasjon om konsernet skal kun gis av konsernets ledelse eller kommunikasjonsansvarlig med mindre annet er konkret avtalt. All informasjon fra Vygruppen skal være etterrettelig og korrekt, og holde høy faglig etisk standard.
Vygruppens rapportering skal være i overensstemmelse med gjeldende lover og regler, og gi fullstendig, forsvarlig, og korrekt informasjon. All regnskapsinformasjon skal være korrekt, registrert og gjengitt i samsvar med lover og forskrifter, inkludert relevante regnskapsstandarder.
8. Gaver og andre fordeler
Det må ikke aksepteres gaver eller andre ytelser av personlig karakter som kan svekke mottakerens integritet eller kan gi slikt inntrykk, til skade for ham/henne eller for Vy.
Reiser, opphold og/eller kurs etter invitasjoner fra og betalt av leverandører, skal godkjennes av nærmeste overordnede. Det skal stilles strenge krav til faglig innhold og nytte. For reiser og arrangementer der Vygruppens ansatte er de eneste gjestene skal kostnadene som hovedregel betales av Vygruppen. Slike reiser, opphold og/eller kurs skal ikke ha en slik karakter som kan svekke mottakerens integritet eller kan gi slikt inntrykk, til skade for ham/henne eller for Vygruppen.
Representasjon i samsvar med vanlig kutyme skal ikke være av en slik karakter at den kan påvirke en beslutningsprosess.
Ved representasjon/oppmerksomhet/gave fra leverandør skal overordnet alltid informeres. Ved oppmerksomhet i forbindelse med høytider, foredrag og annet, kan vanlig aksepterte gaver/påskjønnelser mottas. Verdien av en gave/påskjønnelse må ikke overstige 500 kr. Befinner man seg i en forespørsels- eller forhandlingssituasjon skal man avstå fra å motta slike begunstigelser.
Gaver som gis på vegne av Vygruppen skal ha et nøkternt nivå. Vygruppens motiver og mottakers integritet må ikke kunne trekkes i tvil. Det må ikke gis gaver på vegne av konsernet i den hensikt å oppnå gjenytelser til egen fordel. For interne oppmerksomheter gjelder egne retningslinjer.
9. Sikring og bruk av Vygruppens eiendeler
Alle ansatte skal beskytte Vygruppens eiendeler mot tap, skade og misbruk. Ansatte skal ikke i urimelig grad benytte selskapets IT-utstyr, materiell eller andre eiendeler til private formål eller til aktiviteter som ikke er relevante for arbeidet. Konsernets regler og retningslinjer for overholdelse av datasikkerhet skal etterfølges.
10. Private forhold
Engasjement i eksterne verv og posisjoner må ikke ha et omfang eller være av en slik art at det går ut over arbeidsforholdet eller kommer i konflikt med konsernets næringsinteresser. Ansatte i konsernet kan ikke uten arbeidsgivers samtykke arbeide, ha styreverv i eller drive eller inneha/ha betydelig interesse i foretak som driver konkurrerende virksomhet som et av konsernets selskap eller som har en forretningsrelasjon til disse.
Tillitsverv, for eksempel i politisk virksomhet og fagorganisasjoner, skal utføres i henhold til lov og avtaler, og skal legges til rette slik at det blir minst mulig ulempe for konsernet.
11. Menneskeverd, likestilling og integrering
Vygruppens ansatte skal behandle alle de kommer i kontakt med gjennom sitt arbeid eller gjennom arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet og respekt. Ansatte må avstå fra oppførsel som kan ha negativ innvirkning på kollegaer, arbeidsmiljøet eller Vygruppen. Dette omfatter enhver form for trakassering, diskriminering eller annen atferd som kollegaer eller forretningsforbindelser kan oppfattes som truende eller nedverdigende.
Vygruppen skal ivareta likebehandling ved rekruttering, forfremmelse og kompetansegivende etter- og videreutdanning. Likeledes vil Vygruppen vektlegge mangfold som reflekterer et tverrsnitt av samfunnet. Rekrutteringsarbeidet skal kjennetegnes ved at alle søkere opplever å ha like muligheter for ansettelse, uavhengig av alder, kjønn, funksjonshemming, seksuell legning eller religiøs, etnisk og kulturell bakgrunn.
Enhver ansatt som er på tjenestereise eller annet i oppdrag for virksomheten skal avstå fra å kjøpe seksuelle tjenester.
12. Varsling/informasjon om overtredelse
Vy har utarbeidet prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten i henhold til arbeidsmiljøloven. Varsling skal skje når det foreligger kritikkverdige forhold i virksomheten som innebærer brudd på:
- Straffebestemmelser
- Andre lovbestemte påbud eller forbud
- Fastsatte instrukser og retningslinjer, herunder virksomhetens etiske
retningslinjer
Det kan også varsles om kritikkverdige forhold i virksomheten som bryter med den alminnelige oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.
Varsling skal som regel skje tjenestevei. Alternativt skal varsling skje skriftlig til hovedverneombud sentralt eller konsernadvokat. Varsling om kritikkverdige forhold hvor konsernsjef eller andre i konsernledelsen er involvert skal skje skriftlig til styreleder i Vygruppen AS.
For øvrig vises til vedtatt prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold.
13. Oppfølging og sanksjoner
Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å påse at egen og underordnedes atferd er i samsvar med regelverket. Den enkelte må til enhver tid vurdere sine handlinger i forhold til reglene. Oppstår det tvil om en handling er etisk forsvarlig, må vedkommende avstå fra denne eller ta spørsmålet opp med nærmeste overordnede.
Styremedlemmer og toppledere i Vygruppen på nivå 1-3 skal ved egenmelding bekrefte at det innen eget ansvarsområde arbeides systematisk med å overholde Vygruppens retningslinjer for etikk og samfunnsansvar. Dette gjelder også for underlagte selskaper. I sin egenmelding skal styremedlemmene og lederne også gi oversikt over egne og nærståendes eierinteresser og leder- og styreverv i selskap, organisasjoner ol. som har forretningsmessig relasjon til Vygruppen.
Den som overtrer Vygruppens regler eller retningslinjer må være forberedt på å bli møtt med reaksjon tilpasset overtredelsens art og omfang, og i ytterste konsekvens avslutning av arbeidsforholdet ved oppsigelse eller avskjed.