Etiske retningslinjer for Vygruppen

1. Omfang og ansvar

Retningslinjene gjeld for alle tilsette, vikarar og konsulentar som representerer Vygruppen (mor- og dotterselskap). Så langt det passar gjeld det også for medlemer av styrande og kontrollerande organ i samband med utføringa av deira verv for Vygruppen.

Med nærståande meiner vi i dette regelverket ektefelle og sambuar, samt slektningar i rett opp- og nedetterstigande linje og deira ektefelle eller sambuarar. Som nærståande reknast også juridiske einingar (selskap, organisasjonar, foreiningar, stiftingar o.l.) der den tilsette eller nokon av dei nemnde har vedtakande påverknad. Også andre særeigne tilhøve kan vere av ein slik art at dei råka etter ei konkret vurdering må likestillast med nærståande.

2. Tilhøvet til anna regelverk

Krava i dei etiske retningslinjene til Vygruppen er minimumskrav. Den tilsette må forsikre seg om at han/ho kjenner til og utfører pliktene sine i samsvar med krava som er gjevne opp i dette dokumentet, og gjeldande lover og forskrifter.

Vygruppen har i tillegg til etiske retningslinjer utarbeidd eigne retningslinjer for utøving av samfunnsansvar.

3. Kompetanse og fullmakt

Eit kvart vedtak skal fattast på riktig nivå og av riktig person i organisasjonen i samsvar med gjeldande fullmaktsreglar. Ein tilsett kan berre forplikte eit selskap vis a vis andre om ho/han er tildelt særskild fullmakt. Den tilsette må alltid overhalde den fullmaktsramma som er sett.

4. Teieplikt

Dei tilsette i Vygruppen har teieplikt om forretningsmessige eller private tilhøve som ein får kjennskap til i samband med utføring av arbeid for konsernet, med mindre dei etter lov har rett eller plikt til å gje opplysningar.

Teieplikta omfattar også opplysningar om konsernet si forretningsmessige drift, samt andre tilhøve av intern og fortruleg art. Fortruleg eller gradert informasjon som blir motteken i tenestesamband skal ikkje bringast vidare til uvedkomande eller brukast til personleg vinning.

Teieplikta gjeld ikkje berre utetter, men også mellom dei enkelte selskapa i konsernet, og også overfor andre i same selskap som ikkje i arbeidet sitt har behov for å gjere seg kjende med opplysningane. Teieplikta gjeld også etter avslutta arbeids- eller kontraktstilhøve så lenge informasjonen må reknast for å vere konkurranseømfintleg eller på annan måte fortruleg.

5. Lojalitet, habilitet og interessekonflikt

Dei tilsette i Vygruppen skal opptre slik at det ikkje svekkjer tilliten til at dei er upartiske, og skal ikkje delta i behandling eller avgjeringa av ei sak når det ligg føre interessekonfliktar eller andre tilhøve som er eigna til å svekkje tilliten til av vedkomande er uavhengig. I slike tilfelle må det heller ikkje øvast påverknad på andre i konsernet.

Interessekonfliktar kan omfatte m.a. kundar, leverandørar, tilsette og nærståande. Ved ein ev. interessekonflikt skal ein på eige initiativ vurdere situasjonen og varsle overordna om inhabilitet eller interessekonflikt.

6. Tilhøve til forretningssamband, konkurrentar og offentlege styresmakter

Vygruppen arbeider aktivt mot alle former for korrupsjon, og for at dette ikkje skal skje i forretningsaktivitetane til konsernet. Korrupsjon omfattar mellom anna alle typar mutingar og utilbørlege gåver.

Dei tilsette i Vygruppen skal ikkje medverke til handlingar som kan bringe dei i eit avhengigheitstilhøve til konsernet sine kundar, leverandørar, eller andre av konsernet sine samband, som kan hindre objektiv oppførsel. Tilsette skal ta avstand frå ein kvar uetisk forretningspraksis.

Leverandørar skal behandlast upartisk og rettferdig. Ved val av leverandør skal ein alltid følgje konsernet sine etablerte retningslinjer og prosedyrar.

Dei tilsette i Vygruppen skal ikkje misbruke stillinga si til å oppnå spesielle fordelar for seg sjølv eller nærståande i kontakten sin med Vygruppen sine leverandørar.

Konkurrentane til konsernet skal alltid behandlast på ein ærleg og profesjonell måte.

Dei tilsette i Vygruppen skal ikkje forårsake eller bidra til brot på alminnelege og spesielle konkurransereglar, ved til dømes ulovleg prissamarbeid, ulovleg marknadsdeling eller anna åtferd i strid med gjeldande konkurranselovgjeving.

Vygruppen forventar at leverandørar og partnarar følgjer etiske standardar som er i samsvar med det etiske regelverket til Vygruppen. Vygruppen har utarbeidd etiske krav til leverandørar som skal vere ein del av leverandøravtalen.

Offentlege styresmakter skal møtast på ein korrekt og open måte. Vygruppen skal ikkje gje støtte til eller ha økonomiske relasjonar til politiske parti, med unntak av ordinære forretningsmessige transaksjonar knytte til verksemda til Vygruppen.

Støtte til idrettslag, kulturinstitusjonar og frivillige institusjonar skal også behandlast i samsvar med desse etiske retningslinjene.

7. Informasjon og rapportering

Offentleg informasjon om konsernet skal berre gjevast av leiinga i konsernet eller kommunikasjonsansvarleg med mindre anna er konkret avtalt. All informasjon frå Vygruppen skal vere etterretteleg og korrekt, og halde høg fagleg etisk standard.

Rapporteringa til Vygruppen skal vere i samsvar med gjeldande lover og reglar, og gje fullstendig, forsvarleg og korrekt informasjon. All rekneskapsinformasjon skal vere korrekt, registrert og gjeven att i samsvar med lover og forskrifter, inkludert relevante rekneskapsstandardar.

8. Gåver og andre fordelar

Det må ikkje aksepterast gåver eller andre ytingar av personleg karakter som kan svekkje integriteten til mottakaren eller som kan gje slikt inntrykk, til skade for han/ho eller for Vy.

Dette gjeld også nærståande til tilsette om fordelen har bakgrunn i tilsetjingstilhøvet i Vygruppen. Tvilstilfelle skal alltid leggjast fram for nærmaste overordna. Fordelar konsernet har oppnådd for alle tilsette i heile eller delar av landet er unntatt.

Reiser, opphald og/eller kurs etter invitasjonar frå og betalt av leverandørar, skal godkjennast av nærmaste overordna. Det skal stillast strenge krav til fagleg innhald og nytte. For reiser og arrangement der dei tilsette i Vygruppen er dei einaste gjestane skal kostnadene som hovudregel betalast av Vygruppen. Slike reiser, opphald og/eller kurs skal ikkje ha ein slik karakter som kan svekkje integriteten til mottakaren eller kan gje slik inntrykk, til skade for han/ho eller for Vygruppen.

Representasjon i samsvar med vanleg kutyme skal ikkje vere av ein slik karakter at den han påverke ein vedtaksprosess.

Ved representasjon/merksemd/gåve frå leverandør skal overordna alltid informerast. Ved merksemd i samband med høgtider, føredrag og anna, kan vanleg aksepterte gåver/påskjøningar takast imot. Verdien av ei gåve/påskjøning må ikkje vere over 500 kr. Om ein hamnar i ein førespurnads- eller forhandlingssituasjon skal ein avstå frå å motta slike godtgjeringar.

Gåver som blir gjevne på vegner av Vygruppen skal ha eit nøkternt nivå. Motiva til Vygruppen og integriteten til mottakar må ikkje kunne trekkjast i tvil. Det må ikkje gjevast gåver på vegner av konsernet der det ligg ein tanke bak om å oppnå gjenytingar til eigen fordel. For interne merksemder gjeld eigne retningslinjer.

9. Sikring og bruk av Vygruppen sine eigendelar

Alle tilsette skal verne Vygruppen sine eigendelar mot tap, skade og misbruk. Tilsette skal ikkje i urimeleg grad bruke selskapet sitt IT-utstyr, materiell eller andre eigedelar til private føremål eller til aktivitetar som ikkje er relevante for arbeidet. Konsernet sine reglar og retningslinjer for overhalding av datatryggleik skal etterfølgjast.

10. Private tilhøve

Engasjement i eksterne verv og posisjonar må ikkje ha eit omfang eller vere av ein slik art at det går ut over arbeidstilhøvet eller kjem i konflikt med næringsinteressene til konsernet. Tilsette i konsernet kan ikkje utan samtykke frå arbeidsgjevar arbeide, ha styreverv i eller drive eller ha betydeleg interesse i føretak som driv konkurrerande verksemd som eit av selskapa til konsernet eller som har ein forretningsrelasjon til desse.

Tillitsverv, til dømes i politisk verksemd og fagorganisasjonar, skal utførast i samsvar med lov og avtalar, og skal leggjast til rette slik at det blir minst mogleg ulempe for konsernet.

11. Menneskeverd, likestilling og integrering

Dei tilsette i Vygruppen skal behandle alle dei kjem i kontakt med gjennom arbeidet sitt eller gjennom arbeidsrelaterte aktivitetar, på ein høfleg måte og med respekt. Tilsette må avstå frå oppførsel som kan ha negativ innverknad på kollegaar, arbeidsmiljøet eller Vygruppen. Dette omfattar ei kvar form for trakassering, diskriminering eller annan åtferd som kollegaar eller forretningssamband kan oppfatte som truande eller nedverdigande.

Vygruppen skal ivareta likebehandling ved rekruttering, forfremjing og kompetansegjevande etter- og vidareutdanning. Likeeins vil Vygruppen leggje vekt på mangfald som reflekterer eit tverrsnitt av samfunnet. Rekrutteringsarbeidet skal kjenneteiknast ved at alle søkarar opplever å ha like høve for tilsetjing, uavhengig av alder, kjønn, funksjonshemming, seksuell legning eller religiøs, etnisk og kulturell bakgrunn.

Ein kvar tilsett som er på tenestereise eller anna i oppdrag for verksemda skal avstå frå å kjøpe seksuelle tenester.

12. Varsling/informasjon om brot på regelverket

Vy har utarbeidd prosedyre for varsling av kritikkverdige tilhøve i verksemda i samsvar med arbeidsmiljølova. Varsling skal skje når det ligg føre kritikkverdige tilhøve i verksemda som inneber brot på:

• Straffevilkår
• Andre lovpålagde påbod eller forbod
• Fastsette instruksar og retningslinjer, under dette dei etiske retningslinjene til verksemda

Det kan også varslast om kritikkverdige tilhøve i verksemda som bryt med den alminnelege oppfattinga av kva som er forsvarleg eller etisk akseptabelt.

Varsling skal som regel skje tenesteveg. Alternativt skal varsling skje skriftleg til hovudverneombod sentralt eller konsernadvokat. Varsling om kritikkverdige tilhøve der konsernsjef eller andre i konsernleiinga er involverte skal skje skriftleg til styreleiar i Vygruppen AS.

Vi viser elles til vedteken prosedyre for varsling av kritikkverdige tilhøve.

13. Oppfølging og sanksjonar

Leiarar på alle nivå har eit særleg ansvar for å sjå til at eigen åtferd og åtferda til underordna er i samsvar med regelverket. Den einskilde må til ei kvar tid vurdere handlingane sine i samsvar med reglane. Om det oppstår tvil om ei handling er etisk forsvarleg, må vedkomande avstå frå denne eller ta spørsmålet opp med nærmaste overordna.

Styremedlemer og toppleiarar i Vygruppen på nivå 1-3 skal ved eigenmelding stadfeste at det innan eige ansvarsområde blir arbeidd systematisk med å overhalde Vygruppen sine retningslinjer for etikk og samfunnsansvar. Dette gjeld også for underlagde selskap. I eigenmeldinga si skal styremedlemene og leiarane også gje oversikt over eigne og nærståande eigarinteresser og leiar- og styreverv i selskap, organisasjonar o.l. som har forretningsmessig relasjon til Vygruppen.

Den som bryt reglane eller retningslinjene til Vygruppen må vere førebudd på å bli møtt med reaksjon tilpassa arten og omfanget på brotet, og i ytste konsekvens avslutning av arbeidstilhøvet ved oppseiing eller avskil.